自治会総会の書面表決について
（【別紙1】をご活用ください） 2 会員から｢書面表決書｣の提出を受ける。
（【別紙1】をご活用ください） 2 会員から｢書面表決書｣の提出を受ける。
方法案1 書面表決を活用する• 発送時期 社員総会の日の２週間前までに、招集通知を発しなければならない（一般法人法39）。
社員の皆様におかれましては、当法人提案及び報告事項の省略に同意いただけます場合には、別紙同意書に必要事項をご記入のうえ、当法人宛ご返送（ご返送期限：令和年月日）をお願いいたします。
すでに期限内に再度開催は困難な状況となっていますが、この様な場合、ただ規約違反となるのか、事情が事情のため延期しても開催する必要があるのか？また、延期しても同様の事態となることが想定され、意味のないものになる可能性が高いので、何か方法はないでしょうか？例えば、全員から書面表決書を提出いただき、その結果を優先するなど。
（注意） 自治会規約などで定められている場合を除き、会員に書面表決による方法を当初から強要することはできません。
総会等開催のご案内などを作成します。 この方法では総会において、人が集まることを避けられるため、新型コロナウイルス感染拡大防止に配慮した開催が可能です。
20書面表決書の様式や集計方法などにくれぐれもご注意ください。
書面表決における会議（総会等）の流れ（例） （1） 総会（書面表決での実施）開催通知とともに、議案書、書面表決書を自治会員に配布します。
クリックしてダウンロードください。
１．通常開催される場合 マスクの着用や人との距離を置くといった感染防止対策とともに、「3つの密」（密閉空間・密集場所・密接場面）を避けてください。
総会等開催のご案内や、議案書、質問書、書面表決書などを、自治会等の会員に事前に配布します。 方法案4 前述の1から3の方法を組み合わせる 会員のかたのニーズや環境などに応じて、例えば以下のようにこれまでの1から3の方法を組み合わせる方法も考えられます。 方法案4 前述の1から3のかた法案を組み合わせる 会員のかたのニーズや環境などに応じて、例えば以下のようにこれまでの1から3の方法を組み合わせる方法も考えられます。
12認可地縁団体の場合 認可地縁団体の場合、地方自治法第260条の13の規定により、 少なくとも年に1回は総会を開催しなければならず、総会そのものを省略することはできません。 総会等開催のご案内や、議案書、質問書、委任状などを、自治会等の会員に事前に配布します。
（特別な事情からできるだけ書面表決に協力をお願いしたい旨や、どうしても出席したい場合に守っていただきたい衛生・予防ルール、会場の定員、議案書に質疑や意見がある場合の問い合わせや意見陳述方法、回答方法なども、説明に盛り込みます）• 会員から事前に議案書に対する質問書などが提出された場合や電話などで問い合わせがあった場合には、役員等で返答を行います。
総会等の開催の日時や場所を設定します。
ただし、ご自身の 自治会規約で議案によっては表決権を世帯1票などとすることを定めている場合は、例外が認められます（地方自治法第260条の18第3項）。
2016年05月25日 13時33分 引き続きの質問です。 ただし，これは特定の日時・場所等において社員総会が開催されることが前提の手法であるため，招集を行う理事長等をはじめ，最低限の社員が実際に一堂に会されることが求められます。 さて、一堂に会する総会等の開催方法については、通常開催のほか、感染再拡大防止の観点から「書面による決議」の方法がございます。
7このような事態を引き起こした反対派と金融機関の行為を、犯罪に問えないでしょうか？また、監督官庁に相談した場合、どの様な裁定が下るのでしょうか？ 2016年05月30日 20時06分. また、他の会員からも抗議意見が出たが受け付けなかった。
（あくまで一例ですので参考までにしてください） ＜書面決議の手順＞ １．役員等で、総会の開催方法について書面決議とすることを決定します。
やむを得ず、総会等を書面決議される場合は、下記2を参考にしてください。
以下に、書面表決を行う際の一般的な流れや、書面表決の際にご利用いただける参考資料を掲載しました。
【1】 ２．当期事業報告の件（別紙「事業報告書」記載のとおり） ３．監査報告（別紙「監査報告書」記載のとおり） （決議を省略する決議事項） １．第〇期貸借対照表及び損益計算書承認の件 別紙「〇〇」記載のとおり ２．定款変更の件 ・・・・・ ３．理事１名選任の件 ・・・・・ 定時社員総会議事録 社員総会の決議があったものとみなされた日 令和年月日 社員総会の決議があったものとみなされた事項の提案をした理事 理事〇〇〇〇 議決権ある当法人社員数 〇名 この議決権数 〇個 （報告を省略した報告事項） １．当期事業報告の件（別紙「事業報告書」記載のとおり） ２．監査報告（別紙「監査報告書」記載のとおり） （決議を省略した決議事項） 第１号議案 第〇期貸借対照表及び損益計算書承認の件 ・・・・・ 第２号議案 定款変更の件 ・・・・・ 第３号議案 理事１名選任の件 ・・・・・ 令和年月日、理事〇〇は社員全員に対して上記社員総会の報告及び決議の目的である事項について提案書を発送し、当該提案について、年月日社員全員から書面により同意の意思表示を得たので、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第５８条の規定に基づき当該提案を可決する旨の社員総会への報告及び社員総会の決議があったものとみなされた。
18市内の町会（自治会）におかれましては、例年、4月から5月にかけて定期総会を開催されることと存じますが、新型コロナウイルス感染拡大に伴い、人が集まる会議等の開催が出来ないケースが発生しています。 総会自体が開催されていれば，内規には違反せず，また，画面越しにでもその場でやり取りや発言等ができるのであれば，総会自体への参加をしていたものとして扱うことはできるかと思われます。
（地方自治法第260条の18第2項は、あくまで書面又は代理人による表決ができることを認めているにすぎません）• 社員は議決権行使書面に必要な事項を記載し、原則として社員総会の日時の直前の営業時間の終了時までに提出して議決権行使する 一般法人法51、同施行規則8 議決権行使主体は、代理人。
メイン会場では、役員のほか、どうしても出席したい会員のみ少人数で集まり、総会を開催します。
（日時に余裕をもたせたほうが望ましいです。
また，現在の規約において，書面による議決権行使を認める規定があるのであれば，事前に事情を説明しつつ，書面による議決権行使をしてもらうことで，総会への実際の参加人数を減らすことができるかと思われます。
5【 進め方 】 1. ３．自治会員から提出された「承諾書兼書面決議書（）」を集計します。 4 消毒を徹底する ・入口での手指消毒 ・触れたものの消毒（マスク着用・換気のうえ行う） 町会・自治会定期総会の開催方法について 総会を延期する他、役員や会員が一堂に集まることなく、総会等を書面開催により決議する方法もありますのでご検討ください。
直ぐ支店長を呼び苦情を申し立てたところ、謝罪し取引ができるようになったが、事の顛末及び謝罪、再発防止を書面で提出するよう求めたが、謝罪のみしかできないとのことでした。
欠席する方は、書面によって議決権を行使できる。
会員から委任状の提出を受けた少数の会員（役員など）のみ、少人数で集まり総会を開催します。
ウェブ会議システムでも，参加人数が多くなると，やりとりが難しくなる場合もありますので，ウェブ会議で総会参加を認める場合でも，こうした事前の議決権行使の方法と併用をさせることで，当日の参加者を減らし，スムーズな擬似進行に繋げやすくなるかと思慮いたします。 「書面決議（みなし決議）」は、社員全員から同意を得て社員総会に集まって決議することを省略します。 物理的に集まって会議を 開催する。
２．通常の総会資料に加え、「書面決議開催文書」「承諾書兼議決権行使書」（）を作成し、返信用封筒（またはハガキ）を同封して会員に送付します。 書面決議＝みなし決議 書面による議決権行使 委任状出席 内容 物理的に集まって会議を 開催しない。
4 議事録を作成する。
（【別紙3】をご活用ください） 【書面決議に関する書類のサンプル】 自治会・町内会等の各団体の実情に合わせ、加工してお使いください。
総会等開催のご案内などを作成します。
総会の案内・総会資料と併せて、「委任状・書面議決書」を配布する 2. ウェブ会議で参加したい会員は、自宅から会議に参加します。 （その結果を回覧・配布するなどの方法で、総会前に事前に多くの会員に示し、委任であっても可能な限り質問や議論ができる仕組みを設けることが望ましいです）• 5m）をとる。 自治会規約などに従って議事録（会議録）を作成して、回覧などで結果を会員にお知らせします。
4回覧などで結果を会員にお知らせします。
ご自身の認可地縁団体でのリモート総会等開催の際の参考にしてください。
総会の開催について、書面表決により議決を行う「書面決議」という方法があります。
会員から書面表決書を集めて、集計します。
書面（メール等の電磁的方法含む）を使った方法が以下のように2つあります。 2016年05月25日 11時52分• （4） 全世帯に書面表決における結果の通知を行います。
8）における総会等の開催についての参考情報です。
事前に議案等を送付して、書面表決をしたい場合は、書面により表決に参加します。
総会開催時には、役員のほか、どうしても出席したい会員のみ少人数で集まり、総会を開催します。
総会の開催方法を検討している自治会におかれましては、下記の内容について参考にしてください。