転職 面接 日程 メール。 【就活・転職】二次面接の案内メールへの返信例文11選|日程調整/辞退

面接日程調整メールの返信方法(例文6個付き)

転職 面接 日程 メール

転職活動で企業とメールで面接のやり取りするときに、「この文面で採用担当者にどう思われるだろうか?」と気になる人は多いはず。 一方で「何をどう書けばいいかわからない」「特別な書き方やマナーがあるのではないか?」「減点対象となる書き方や言葉遣いがあるなら知りたい」——そんな不安を抱く人もいるでしょう。 企業の採用担当者とやり取りするメールは、決して特別なものではありません。 ビジネスメールで心がけるべきポイントが押さえられていれば、特に悪い印象を持たれることはないでしょう。 とはいえ、一部、面接に関するメールの返信内容や、やり取りによって、選考に影響を与えることもあります。 そこで今回は、返信例文を交えながら、返信メールの書き方と押さえておきたいポイントをお伝えします。 面接に関するメールで押さえておきたいポイント 面接のメールが送られてきたら、どのように対応すればいいでしょうか。 押さえておきたいメール返信のポイントを解説します。 なるべく早く返信する 応募企業からのメールは、早めに返信したほうがチャンスを逃さずに済みます。 返信が遅ければ、ほかの候補者の面接が進んでしまう可能性があるからです。 仕事の後にメールに気がついた場合など、応募企業の翌営業時刻を待つよりも、返信ができるならばその日のうちにしておくとよいでしょう。 ただし深夜帯などに送信すると、メールの受け手によっては健康状態や生活習慣に疑問を感じる可能性もあるため、避けたほうがよさそうです。 一度のやり取りで選考日程が決まる工夫をする 面接のメールでは、早く日程調整できればより有利になりますので、一度のメールで面接日程が確定できるよう工夫するとよいでしょう。 特に相手が面接の日程候補を伝えてきたときは、その日時に行けるのかどうか、もし行けないのであれば、行けない旨を伝えたうえで、行ける候補日時を複数伝えましょう。 万が一、面接官に別の予定が入ってしまった場合でも、複数候補があれば面接日程を確定させることができます。 相手が複数の面接日時候補を伝えてきたときは、下記のように行ける日程と最も希望する日を伝えるとよいでしょう。 では、以下の日時でお願いいたします。 日時:7月11日(木)11時~面接開始 なお、お送りいただいた日時でしたら、9日(火)を除き、すべての日時にうかがうことができます。 場所:貴社3階のA会議室 面接の日時を書くときは、必ず曜日も添えます。 面接の開始時間と終了時間がわかっていれば、確認の意味も込めて送るようにしましょう。 なお、面接日程のやり取りをするメール文面に、自己PRや志望動機を書く必要はありません。 日程調整を最優先させましょう。 そのほかのポイント 相手から持ち物の指定があれば、確認の意味も込め、指定されたものを持参する旨を伝えておきましょう。 また、メール本文の冒頭で「ご多忙のところ、面接の調整をいただき、誠にありがとうございます」のように、相手にお礼を伝えることもお忘れなく。 なお、相手から書類の不備や書類の追加提出などを求められた場合は、メールの後半に以下のような文面を添えたうえで、必要書類を添付しましょう。 なお、ご指定の追加書類をお送りいたします。 添付ファイルをご確認いただけますでしょうか。 メールの基本的な書き方と押さえたいポイント ビジネスメールの基本的な書き方をご紹介します。 やり取りのポイントを押さえたい場合は、以下確認しましょう。 メールの基本的な書き方 相手に用件を簡潔に伝える。 これはビジネスメールの基本です。 また、基本的な構成は、大きく「件名」「宛名」「挨拶」「名乗り」「本文」「署名」の6つです。 以下はそれぞれのポイントです。 【件名】 簡潔かつ具体的に用件を伝えます。 面接日時を変更したいときのメールであれば、「面接日時変更のお願い(自分のフルネーム)」という具合です。 また、相手から送られてきたメールに返信するときは、件名を変えずに「Re:」がついた状態で返信します(「Re:二次面接の日程について」のような形です)。 通常は1行目に社名を書き、2行目に部署・役職、氏名などを書きます(最大でも3行に抑えましょう)。 【挨拶】 宛名から1行空けて挨拶文を書きます。 初めての相手であれば「突然のご連絡で失礼いたします」。 何度かやり取りしている相手であれば、「お世話になっております」のほか、「先日は面接のお時間をいただき、ありがとうございます」など状況に適した挨拶をします。 【名乗り】 自分が何者かを明確にします。 【本文】 初めに伝えるべき結論(用件)を伝えてから、詳細へと移ります。 「二次面接の希望日時をご連絡いたします。 第一希望:8月6日(火)13時~14時、第二希望:8月8日(木)15時~16時です」という具合です。 【署名】 メールの最後には、必ず署名を載せます。 自分の「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」などを盛り込みます。 会社に在籍しながら転職活動をする場合は、連絡のつきやすい方法を補足的に書いておくといいでしょう。 ご用件を留守番電話に入れていただくか、メールでいただければ折り返しいたします。 ———————————— メールを送る上でのポイント 履歴書、職務経歴書など、あらかじめひとつの書式にまとめられているものは、メール本文に文章を張りつけることはせず、ファイルを添付します。 ファイルを添付する際は、相手が確認し損ねないよう、メール本文に、ファイルを添付した旨、添付したファイルの概要、ファイル形式などを明記しましょう。 また、ファイルのデータが重すぎる場合は、相手が受け取れない恐れがあります。 いくつかファイルがある場合は、それぞれ別メールで送るほか、ひとつのファイルが重たい場合は、圧縮したり、分割したり、相手が確実に受け取れるよう工夫を凝らしましょう。 ファイル転送サービスを利用する際は、その旨とダウンロード方法をわかりやすく伝えましょう。 また、メールを送信したとき、相手には送信者名が表示されます。 この表示がイニシャル、ニックネームになっていると、迷惑メールなどと勘違いされてしまう恐れがあります。 氏名が漢字で表示されるようにしておきましょう。 海外の企業とメールでやり取りする場合は「Taro Yamada」のようにローマ字表記にしておくのが無難です。 なお、メールアドレスの文字列や差出人名に趣味趣向が色濃く出たものを使っていると、採用担当者に「ふざけているのか?」「この人は大丈夫か?」と思われてしまうこともあるようなので注意しましょう。 陸波玉夫でございます。 一次面接通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 誠に光栄に存じます。 二次面接の日程の件ですが 以下の日時にうかがうことが可能です。 【1】7月11日(木)13時〜16時開始まで 【2】7月12日(金)13時〜16時開始まで 【3】7月15日(月)14時〜17時開始まで ご多忙のところ誠に恐れ入りますが、 ご確認のうえご調整いただけますよう よろしくお願い申し上げます。 相手から面接日の候補日時を聞かれた際には、このような文面で返信します。 候補日時はできるだけ多く出しておくと日程が決まりやすいです。 一方、相手から日程の候補日時が送られてきた場合は、それらの候補日時について、行けるものにすべて回答しつつ、最も希望する日時も伝えておきましょう。 いずれの候補日時にも対応できそうにないときは、お詫びの文面とともに、面接可能な候補日時を複数送りましょう。 陸波玉夫でございます。 7月11日(木)13時に面接のお約束をしておりましたが、 現職で上司が同行する顧客訪問が急遽予定されてしまい、 うかがうことが難しくなりました。 貴重な時間をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。 誠に勝手なお願いで恐れ入りますが、もし可能であれば、 面接日程の再調整をいただけないでしょうか。 以下は、貴社にうかがえる候補日時です。 【1】7月22日(月)10時〜16時開始まで 【2】7月23日(火)13時〜17時開始まで 【3】7月24日(水)15時〜17時開始まで ご都合が合わない場合は、 新たに候補日時をいただけますと幸いです。 ご多忙の折、お手数をおかけして大変申し訳ございません。 ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。 面接日程の変更願いは電話で行うのが基本ですが、担当者が不在の場合は、できる限り早くメールを送ります。 都合が悪くなった理由は、簡単に説明した方が、相手も事情をくみやすくなります。 お詫びの言葉と同時に、面接日程の再調整のお願いをし、念のため、仕切り直しの候補日時を伝えておきます。 本日13時より面接いただきました陸波玉夫でございます。 ご多忙のところ、二次面接の機会までいただき、誠にありがとうございました。 貴社のお役に立ちたいという思いがいっそう強まりました。 まずは面接のお礼を申し上げたく、メールを差し上げた次第です。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 お礼メールは、必ずしなければいけなということではありません。 しかし、面接で伝わりきらなかったことがある、面接で聞いた内容で志望動機が高まったなど、面接後に伝えたいことがある場合は、お礼メールとして送ってみてもよいでしょう。 7月11日(木)13時に面接のお約束をいただいている陸波玉夫でございます。 大変申し訳ございませんが、 諸般の事情により、面接を辞退させていただきたく存じます。 貴重な時間をいただいていたにも関わらず、身勝手なご連絡で誠に申し訳ございません。 面接辞退の連絡がメールになってしまった点につきましても、 重ねてお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展を祈念しております。 面接辞退の意志が固まったら、できる限り早く連絡するのがマナーです。 面接辞退の理由を詳しく述べる必要はありません。 採用担当者がメールを受信するまでに時間がかかることも考えられます。 まずは電話で面接辞退の連絡を入れるようにしましょう。 電話を入れたのち、改めてお詫びのメールを入れると丁寧です。 7月11日(木)11時より面接していただいた陸波玉夫でございます。 その節はお忙しい中、面接のお時間を賜り、誠にありがとうございました。 大変恐れ入りますが、面接の結果はいつまでにお知らせいただけますでしょうか。 目安だけでも教えていただけますと幸いです。 お手数をおかけいたしますが、 ご確認いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。 ほかの企業で内定が出ているなどの理由があれば、急いで確認してもよいでしょう。 面接時に「いつまでに結果を伝える」と言われていれば、その期限まで待ちます。 それ以外は、1週間程度が目安となるようです。 言うまでもありませんが、面接結果の問い合わせメールを送る前に、今一度受信ボックスを見直すほか、迷惑メールフォルダーもチェックしておきましょう。 陸波玉夫でございます。 このたびは、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 誠に光栄に存じます。 即座に入社承諾のお返事をすべきところですが、 大変恐れ入りますが、7月24日(水)の正午まで返答の猶予をいただけないでしょうか。 現在、貴社のほかにも選考が進んでいる企業があり、 そちらの話も聞いたうえで判断したいと考えております。 もちろん貴社に対しては、変わらず大きな魅力を抱いております。 貴社のご迷惑にならないよう、悔いのない状態で、 入社させていただきたいと考えております。 一方的な都合で誠に申し訳ございませんが、 ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。 こちら側の事情や希望を伝え回答期限の延長を相談する形になるので、お詫びの言葉を重ねるなどして、丁重なメール文面を意識します。 期限延長ができないことによる不本意な辞退や、延長を申し出たことで企業側の心証を害してしまわないように注意しましょう。

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【面接のメール】日程調整、お礼、辞退、返信…すぐに使える20の例文 |転職ならdoda(デューダ)

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履歴書などの書類も送付し、後は担当者からの面接日程を待つばかり、という状況でいくら待っても来ない場合、いつまで待てばいいのでしょうか。 その日程の目安と、こちらから連絡するときの方法などをご紹介します。 最後の連絡から1週間程度は待ってみる 担当者が忘れている可能性もゼロではありませんが、 他の業務が思いのほか忙しい、あるいは急用や体調不良などで休んでいる可能性と、すぐに連絡してせっかちな印象を与えないために、最後の連絡があってから1週間程度待ってみましょう。 ただ、やりとりのなかで日程調整が曖昧になっていないかどうかは確認してみましょう。 実はこちらから候補日を挙げることになっていて、それができていなかったという場合は当然、話が進みにくくなってしまいます。 担当者も他の業務を抱えながら仕事をしています。 日時を約束していても、必ずしもその日に連絡ができない場合もあります。 逆に、すぐにこちらから連絡をして確認するのは、せっかちな印象を与えかねません。 待っても返信がなければ電話かメールで確認する ある程度待って何もアクションが無い場合は、連絡を取って確認してみましょう。 メールはすぐ見ていない可能性があるので、まず直接話ができる電話をかけてみる、ということをおすすめします。 担当者も他の業務で対応に追われて連絡を忘れていたりすることもあります。 また、応募者はその会社に入っているわけではないので、担当者と応募者は対等な関係です。 どちらが上ということはありませんので、連絡を取ることは失礼にはなりません。 応募者にも生活があり、早く働きたいと思っている人にとってみれば、その一社からの連絡を待たなければいけないがために何もできない、というのは非常に無駄な時間になります。 上で解説した期間まで待って何も連絡がないならば、こちらから連絡をとって確認しましょう。 電話問い合わせ時の3つのポイント 電話であれば、担当者が数日不在で連絡が遅れているのならその理由もわかりますし、代理の方と話をすることもできます。 電話で問い合わせる際のポイントを説明します。 返事が遅れていることを責めるような言い方はしない 不安な気持ちで待たされて、つい「〇日と伺っていましたが」「いまだに連絡がないんですけど」と言いたくなりますが、 相手を責めるような言葉づかいは避けましょう。 あくまでもお伺いをするという姿勢で、丁寧な言葉づかいを意識してください。 電話をかける時間帯に注意 会社の始業直後・終業間際・お昼休み前は多忙なことがありますので、その時間は避けましょう。 一般的には、9時~18時が定時の企業にかける場合、ベストな時間帯は 始業1時間後~昼前の10~11時、お昼休み終了1時間後以降の14時~16時の間ごろで、そのあたりの時間帯であれば担当者の手が空きやすく、迷惑にならずに話しやすいでしょう。 内容は簡潔にまとめて聞きたいことだけを話す 担当者も仕事の手を止めて、電話の対応をしてくれています。 だらだらと話をするのは仕事の手を止めることにもなりますので、あらかじめ 聞きたい内容をまとめて、簡潔に終話できるようにしておきましょう。 電話での話し方例 実際に電話をかける場合の話し方、流れは以下の通りです。 あなた:お世話になっております。 御社に応募させていただいております〇〇と申します。 人事課の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。 企業:はい、お待ちください。 担当者:お電話代わりました、〇〇です。 あなた:お世話になっております。 先日、応募させていただきました〇〇と申します。 お忙しいところ、大変申し訳ございません。 今、お時間はよろしいでしょうか。 担当者:大丈夫ですよ。 あなた:ありがとうございます。 本日ご連絡させていただいたのは、面接の日程についてですが、いつごろ決定してご連絡いただけるのか、お伺いしてもよろしいでしょうか。 担当者:面接日程の件ですね。 大変お待たせして申し訳ありません。 今、確認いたしますのでお待ちいただけますでしょうか。 あなた:はい。 お手数おかけして申し訳ございません。 よろしくお願いいたします。 メール問い合わせ時の3つのポイント 電話ではなくメールで問い合わせる場合は以下のポイントを押さえておきましょう。 あくまでも「お伺いする」「教えてもらう」の姿勢で書く メールも、電話と同じく相 手を責めるような内容を書くのは厳禁です。 丁寧な文章で、「教えてもらう」という姿勢の文章を心がけましょう。 担当者からのメールのタイトルを変えず返信で送る 担当者は1日に多くのメ-ルに目を通すことがあります。 その際、 タイトルで緊急性のあるものかどうかを判断することが多いです。 そのため、担当者が送信したメールに「Re:」をつけて返信する形で出せば、担当者も自身が出したメールタイトルに気づいて、急いで確認してくれるかもしれません。 就業時間中に送信するほうがベター メールは24時間いつでも送信できます。 しかし、急ぎの案件に関しては 担当者が会社にいる可能性が高いときに送信し、なるべく早く確認してもらい、返事をもらえるようにしましょう。 メールを送る場合、メール送信後に電話もしておくと、より確実です。 また、深夜にメールを送信している「なぜ深夜に送ってきているのかな?どういう生活ペースなのか?」と疑問を持たれてしまう可能性があります。 一般的なビジネスのメールは朝~夜にかけてが基本なので、深夜の送信は控えておいたほうが良いでしょう。 メールの書き方例 <件名> Re:〇〇〇〇(相手からのメールのタイトル) <本文> 〇〇株式会社 採用担当者 〇〇様 お世話になっております。 先日、貴社求人を拝見して応募させていただきました〇〇と申します。 〇月〇日に〇〇様から頂戴したメールにて、面接の機会をいただけるとの ご連絡を賜りまして、誠にありがとうございます。 面接日程につきましてお尋ねしたいことがあり、 ご連絡させていただきました。 貴社から面接の希望日について希望する日時を〇月〇日にメールにて ご連絡させていただきましたが、今のところ、 面接日時や面接場所等について、こちらで確認できておりません。 ご多忙のところ、大変恐縮ではございますが、 ご確認いただき、ご連絡いただけましたら幸いです。 もし、このお問い合わせと入れ違いにご連絡を頂いていましたら 誠にに申し訳ございません。 どうぞよろしくお願いいたします。 参考にしてください。 \ この記事をシェアしよう! /.

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面接日程調整メールの返信方法(例文6個付き)

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面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 では、下記日時に貴社にうかがわせていただきます。 恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。 jp ——————————— 解説 面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 ご希望に沿えず、誠に申し訳ございません。 こちらの都合で申し訳ございませんが、 以下の日時であれば貴社にうかがえます。 お手数、ご迷惑をおかけいたしますが、 ご検討いただければ幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 こちらから候補日を示さずに「ご希望に沿えず、誠に申し訳ございません」とだけ返してしまうと、再び相手から日程が送られてきて……再び予定が合わずお詫びをして——という非効率・不毛なやり取りが続きかねません。 提示された日程がNGのときは、こちらから複数の日程候補をメールしましょう。 面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 面接日程ですが、下記の日時でお願いできますでしょうか。 jp ——————————— このように、提示された日程候補から選んだ日時を伝えましょう。 もしも候補日の中に都合がつく日程がない場合には、1で書いたように、面接日程の候補日をこちらからいくつか示すとよいでしょう。 ご連絡いただき、ありがとうございます。 僭越ながら、面接の希望日程をお送りさせていただきます。 手前勝手で申し訳ございませんが、ご検討いただければ幸いです。 お忙しいところ誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 jp ——————————— 複数の日程候補を挙げるときは、例文のように、箇条書きを利用します。 「6月17日〜21日(17日と18日は終日、19〜21日は13時〜17時)のいずれかでお願いできれば幸いです」のような書き方は、読みにくく誤解を招きかねません。 なお、「13時〜17時」という書き方だと、17時からの面接もOKなのか、17時までに終わらせたほうがいいのかがわかりません。 誤解されないよう「13時〜17時(17時には面接終了希望)」などと書いておくといいでしょう。 また、日程を伝えるときに「日にち」だけでは誤解が生じやすくなります。 「日にち」とあわせて、必ず「曜日」も伝えるようにしましょう。 (記事作成日:2017年8月31日).

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